Privacyverklaring A&D Nalatenschapsmediation

In deze privacyverklaring van A&D Nalatenschapsmediation B.V. (“A&D”) leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende groepen personen (betrokkenen):

Cliënten;
Eventuele derden wiens gegevens in het kader van een mediation met ons worden gedeeld;
(Contactpersonen bij) leveranciers, dienstverleners, andere zakelijke contacten en overheidsinstanties;
Sollicitanten;
Websitebezoekers.

Wij kunnen in het kader van de mediation ook persoonsgegevens van een overledene verwerken, zoals NAW gegevens en het testament. Deze persoonsgegevens vallen niet onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), maar wij behandelen dit soort gegevens wel vertrouwelijk.

Voor welke doeleinden verwerken wij de persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Gegevens van cliënten, zoals naam, emailadres, overige contactgegevens, informatie over familierelaties, financiële gegevens en persoonsgegevens die tijdens de mediation wordt uitgewisseld verwerken wij om onze cliënten te kunnen identificeren en aan te spreken, om de aan ons gegeven opdracht aan te gaan en uit te kunnen voeren, om met onze cliënten te communiceren en hen op de hoogte te houden van interessante informatie.
Gegevens van cliënten die nodig zijn voor de facturatie (naam, adres, emailadres) verwerken wij ten behoeve van die facturatie en om aan onze wettelijke administratieverplichtingen te kunnen voldoen.
Gegevens van eventuele derden wiens gegevens in het kader van een mediation met ons worden gedeeld verwerken wij om de aan ons gegeven opdracht uit te kunnen voeren.
Gegevens van (contactpersonen bij) leveranciers, dienstverleners, andere zakelijke contacten en overheidsinstanties verwerken wij om met hen te communiceren, voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst met hen of de organisatie waarvoor zij werken, voor relatiemanagement, voor de facturatie, voor de (financiële) administratie, voor archivering van de communicatie.
Van sollicitanten verwerken wij persoonsgegevens zoals naam, contactgegevens, emailadres, CV, referenties, motivatiebrief en eventuele overige persoonsgegevens in communicatie. Deze gegevens verwerken wij om de geschiktheid van de kandidaat te kunnen beoordelen, om na te gaan of wij een overeenkomst met de kandidaat aan willen gaan, om te communiceren tijdens de sollicitatieprocedure, om een arbeidsovereenkomst aan te gaan en om contact op te nemen over nieuwe interessante functies als de kandidaat is afgewezen en daarover op de hoogte wil worden gehouden.
Gegevens van websitebezoekers verwerken wij om eventuele contactverzoeken of berichten via de website te kunnen beantwoorden en met de persoon te kunnen communiceren.

Op welke rechtsgrond verwerken wij de persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

De persoonsgegevens zijn noodzakelijk om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting, waaronder de wettelijke verplichting om een financiële administratie bij te houden.
De persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het aangaan en/of uitvoeren van de overeenkomst met de persoon, zoals overeenkomsten met dienstverleners (zzpers).
De persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen en die van derden, waaronder andere cliënten die deelnemen aan de mediation. Deze belangen bestaan in het algemeen uit onze bedrijfsvoering en volgen meer specifiek uit de doeleinden die hiervoor zijn aangegeven.
In specifieke gevallen kunnen wij toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken.

Is het verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, sommige persoonsgegevens zijn verplicht om te verstrekken, omdat wij anders niet de overeenkomst met u of de organisatie waarvoor u werkt aan kunnen gaan en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (met name omtrent facturatie). Denk daarbij aan uw naam, emailadres en overige contactgegevens.

Met wie delen wij de persoonsgegevens?

In principe verwerken wij de persoonsgegevens alleen voor onszelf, maar in sommige gevallen kunnen wij de persoonsgegevens delen met derden:

Wij maken gebruik van IT-dienstverleners die de persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, daarbij gaat het om de hostingpartij van onze website, onze emaildienst, de provider die onze documenten opslaat, onze accountant/boekhouder. Sommige dienstverleners slaan de persoonsgegevens ook op buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Met hen hebben wij zogenaamde EU modelcontracten afgesloten en zij zorgen voor extra maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen.
Wanneer er in het kader van een mediation contact is met meerdere cliënten, kunnen daarbij onderling persoonsgegevens worden uitgewisseld (met name contactgegevens zoals naam en emailadres).
Als wij derden inschakelen in verband met de mediation dan kunnen wij beperkte gegevens van de opdrachtgever(s) met die derde uitwisselen (naam, adres) in het kader van de opdracht. Het gaat daarbij niet om vertrouwelijke informatie.
Wij kunnen door overheidsinstanties verplicht worden om op incidentele basis inzage te geven in persoonsgegevens, bijvoorbeeld inzage in onze financiële administratie aan de Belastingdienst.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor aangegeven doeleinden, daarbij hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

Persoonsgegevens in het relatiemanagementsysteem: 2 jaar na het einde van de relatie
Persoonsgegevens in de mediationovereenkomst: 7 jaar
Indien van toepassing: persoonsgegevens in de vaststellingsovereenkomst: 7 jaar
Gegevens in communicatie: als uitgangspunt 5 jaar of langer zo lang als noodzakelijk is voor archiveringsdoeleinden
Gegevens in de financiële administratie: 7 jaar
Als dat nodig is voor een juridische procedure kunnen wij de gegevens langer bewaren zolang als nodig is voor die procedure

Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;
informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
incorrecte gegevens te laten corrigeren;
onvolledige gegevens aan te laten vullen, gezien de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
uw gegevens te laten verwijderen;
uw gegevens te laten beperken;
bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
als u toestemming heeft gegeven voor een bepaald gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer de gegevens door u zijn aangemaakt en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: dan heeft u het recht uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format in machine leesbare vorm mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, de gegevens op uw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder, in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij “Wat als u vragen heeft?” Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren of daar slechts gedeeltelijk aan te voldoen.

Wat als u vragen heeft?

Als u vragen heeft over het gebruik van uw gegevens of over deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met:

A&D Nalatenschapsmediation B.V.
Kerkdijk 156
3615 BK Westbroek
diederik@adnalatenschapsmediation.nl

Kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 16 augustus 2023 Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u daar een emailbericht over te sturen.